Huishoudelijk Reglement
Huishoudelijk Reglement van de Stichting Zaandijk Leeft!
Vastgesteld in de bestuursvergadering van 27 september 2021.
Begripsbepaling
In dit reglement wordt verstaan onder:
- de stichting: de Stichting Zaandijk Leeft, gevestigd te Zaanstad ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 3420749;
- de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 17 mei 2004 bij notaris Mr. Anne Moesker, notaris te Zaanstad;
- het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 4 van de Statuten.
Beleid
Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan:
– Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in een bestuursvergadering is goedgekeurd;
– Het beleidsplan kan worden aangevuld met een jaarplan en een jaarbegroting.
Het bestuur
- Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting;
- Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf ‘Besluiten’ in dit huishoudelijk reglement);
- Kan commissies in het leven roepen;
- Kan voor een bepaalde tijd een werkgroep instellen. Het bestuur wijst iemand aan die de leiding heeft over een dergelijke werkgroep. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering;
- Beslist in ad hoc situaties individueel over uitgaven tot 100 euro;
- Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten;
- Ontstaat een vacature dan wel is een bestuurslid herkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen;
- Kan leden van commissies of een werkgroep uitnodigen een bestuursvergadering bij te wonen. Deze heeft/hebben dan een adviserende functie, maar geen stemrecht;
- Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur;
- Nieuwe bestuursleden worden benoemd bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing, beide op een bestuursvergadering. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd;
- Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in om de reputatie van de stichting te beschermen en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de reputatie van de stichting in gevaar brengt of zou kunnen brengen;
- Indien er een beslissing moet worden genomen door het bestuur waar een van de bestuursleden een persoonlijk belang bij heeft, zowel in de privésfeer als door verwevenheid met andere bestuursfunctie(s), geeft dit bestuurslid dit vóór de bespreking aan. Hij onttrekt zich van inmenging in de bespreking en de daarop volgende besluitvorming;
De voorzitter
- Heeft algemene leiding van de stichting;
- Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe of kan in overleg met het bestuur één of meer bestuursleden aanwijzen die de stichting naar buiten toe vertegenwoordigen;
- Overlegt met officiële instanties of kan in overleg met het bestuur één of meer vertegenwoordigers uit zijn midden aanwijzen om dat te doen;
- Geeft leiding aan het bestuur;
- Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
- Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
- Leidt de bestuursvergaderingen;
- Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
- Coördineert en stuurt activiteiten;
- Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.
De penningmeester
- Voert of laat onder zijn verantwoordelijkheid de financiële administratie uitvoeren;
- Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
- Stelt financiële overzichten op;
- Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
- Beheert de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen;
- Begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
- Beslist zelfstandig over uitgaven tot 250 euro. Uitgaven boven 250 euro behoeven goedkeuring van penningmeester samen met voorzitter en/of secretaris;
- Is zelfstandig bevoegd om betalingen te verrichten via de bank;
- Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
- Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen;
- Faciliteert een jaarlijkse kascommissie. De kascommissie kan bestaan uit leden van het bestuur of een andere door het bestuur aangewezen persoon;
- Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.
De secretaris
- Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:
- – De datum en plaats van de vergadering;
- – De aanwezige en afwezige bestuursleden;
- – De verleende volmachten;
- – De genomen besluiten.
- Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
- Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
- Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
- Archiveert alle relevante documenten;
Leden
Het bestuur kan verder bestaan uit leden die een identieke stem hebben in de discussies en de besluitvorming. Speciale aandachtsgebieden van ‘leden’ kan bijvoorbeeld betrekking hebben op public relations of automatisering.
Besluiten
- Het bestuur neemt in principe besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering;
- Het bestuur kan ook buiten vergadering besluiten nemen, mits alle bestuursleden in de gelegenheid zijn gesteld telefonisch, per email of per video-overleg hun mening te geven. Van een aldus genomen besluit wordt zoveel als mogelijk onder bijvoeging van de ingekomen reacties door de secretaris een relaas opgemaakt, dat in de notulen wordt opgenomen;
- Het bestuur neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten;
- Het bestuur neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;
- Het bestuur neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen, waarbij alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt;
- Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen;
- Verkiezing van personen moet een unaniem besluit zijn.
Vergaderingen
Geldigheid
Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is, dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.
Een vergadering kan ook gebruikmaken van videoverbindingen indien hiertegen geen bezwaren zijn ingebracht of indien één of meer bestuursleden verhinderd zijn.
Frequentie
- Het bestuur vergadert ten minste vier maal per jaar. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken;
- Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen vier weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden;
- Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld;
Agenda
- Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen, zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen;
- De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering door;
- Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen;
- Vergaderingen worden gehouden in volgorde van de agenda maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde afwijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.
Verantwoordelijkheid
- Het bestuur is verantwoordelijk en beslist.
Notulen
- Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteiten overzicht) of besluitenlijst gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden;
- Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld;
- Vastgestelde notulen worden (al dan niet samengevat) doorgestuurd naar de (voorzitters) van de commissies.
Inbreng tijdens de vergadering
- Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht;
- Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering;
- Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering.
Commissies
Het bestuur is bevoegd om ter uitvoering van bepaalde werkzaamheden van de stichting een of meerdere commissies in te stellen. Een commissie kan te allen tijde door het bestuur worden opgeheven.
Deze commissies ondersteunen het door de stichting beoogde gedecentraliseerde model. Wat betekent dat een commissie in het leven is geroepen voor een speciaal type activiteit waarvoor door het bestuur een mandaat is afgegeven. Dit mandaat omvat een goedgekeurd plan en een daarbij passende begroting.
Een commissie wordt geleid door een voorzitter, deze voorzitter is het verbindingspunt met het bestuur van de stichting. De voorzitter van de commissie maakt geen deel uit van het bestuur maar zal worden uitgenodigd haar plannen toe te lichten en verantwoording af te leggen.
De voorzitter van de commissie draagt er zorg voor dat de leden in de commissie handelen binnen het verkregen mandaat en hierbij oog houden op de reputatie van de stichting Zaandijk Leeft!. De stichting onderscheid op dit moment de volgende commissies:
- Commissie Website
- Commissie Jaarmarkten
- Commissie Sintintocht
- Commissie (overige) Kinderactiviteiten.
Commissie Website
Het doel van deze commissie is het in de lucht houden en regelmatig updaten van de website van Zaandijk Leeft!. Het bestuur geeft aan deze commissie de algemene randvoorwaarden aan. Binnen deze randvoorwaarden heeft de commissie website haar journalistieke vrijheid dit invulling te geven. Het bestuur behoud zich het recht voor de commissie achteraf aan te spreken op het gevoerde journalistieke beleid.
Mogelijkheden van reclame op de website om de kosten te dekken zijn toegestaan binnen de door het bestuur bepaalde randvoorwaarden.
Commissie Jaarmarkten
Het doel van deze commissie is het organiseren van de jaarlijkse Zaandijker markten. Deze markten zijn in het algemeen een activiteit waar naast het organiseren van een leuk evenement ook het genereren van een batig saldo belangrijk is. Het door de jaarmarkten gegenereerde batig saldo kan worden aangewend om o.a. activiteiten als de sint intocht en overige kinderactiviteiten.
Het aanvragen van de evenementenvergunning vind plaats in samenwerking met het bestuur.
Commissie Sintintocht
Het doel van deze commissie is het organiseren van de sintintocht. Daar waar dat wenselijk is zal deze commissie plannen afstemmen met andere gelijksoortige initiatieven in de nabij gelegen dorpen.
Het aanvragen van de evenementenvergunning vind plaats in samenwerking met het bestuur.
Commissie (overige) Kinderactiviteiten
Het doel van deze commissie is het organiseren van luilak, koningsdag en/of andere terugkerende of eenmalige kinderactiviteiten.
Communicatie
Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:
- De inwoners van Zaandijk;
- De gemeente en gemeentelijke diensten;
- De media.
Donaties en declaraties
- Grote en/of meerjarige donaties worden, indien de donateur daaraan hecht, besteed aan een door de donateur beoogd doel;
- Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard overgemaakt op de bankrekening van de stichting;
- Bestuursleden zijn gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers te declareren bij de penningmeester;
- Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren of zich op andere wijzen voor hun inspanningen en/of tijdsbesteding te laten compenseren.
Royement
- Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt;
- Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij tussen twee jaarvergaderingen meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd, tenzij er sprake was van overmacht.
Slotbepalingen
- In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter;
- Alle geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektronische kopie per e- mail. Papieren exemplaren worden op eerste verzoek ter beschikking gesteld tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding;
- Het huishoudelijk reglement kan alleen worden vastgesteld of gewijzigd met algemene stemmen in een vergadering waarin alle bestuursleden aanwezig zijn.
—————————-